Apakah Anda mengetahui apa saja jenis peralatan kantor dan perlengkapan kantor? Berikut berbagai jenis peralatan dan perlengkapan kantor serta fungsinya. Setiap perusahaan pasti memiliki berbagai peralatan atau perlengkapan kantor yang beragam guna menunjang kinerja karyawan. Perusahaan yang profesional pasti menyediakan peralatan dan perlengkapan kantor yang lengkap sehingga kinerja karyawan jadi lebih solid dan efisien. Ternyata peralatan kantor dan perlengkapan kantor memiliki penjelasan yang berbeda menurut hakikat akuntansi. Pengertian Peralatan Kantor Equipment Pengertian Peralatan Kantor adalah benda atau tempat yang memiliki umur yang lebih lama Tahan Lama dan digunakan oleh perusahaan untuk mendukung proses pekerjaan. Peralatan juga memiliki manfaat yang lebih besar dibandingkan dengan Perlengkapan. Namun peralatan juga mengalami penyusutan yang perlu diperhitungkan. Pengertian Perlengkapan Kantor Supplies Pengertian Perlengkapan Kantor adalah berbagai alat perusahaan berukuran kecil, bisa habis terpakai atau dapat digunakan berulang kali. Walaupun berukuran kecil namun berbagai alat ini harus ada di kantor dikarenakan berfungsi sebagai pelengkap. Perbedaan Peralatan dan Perlengkapan Kantor Di antara peralatan dan perlengkapan kantor sebenarnya keduanya memiliki perbedaan yang dapat dijabarkan menurut ciri-cirinya, yaitu; Ciri-Ciri Peralatan Adanya biaya penyusutan dikarenakan termasuk barang tidak habis pakai Bisa dijual kembali dengan hasil akhir keuntungan Gain atau kerugian Loss Umumnya memiliki masa pemakaian lebih dari 1 tahun Umumnya dapat digunakan dengan bantuan listrik atau bahan bakar bensin Harga peralatan jauh lebih mahal dan memiliki ukuran dimensi lebih besar Dalam akuntansi peralatan kantor dicatat sebagai Aktiva Tetap Fixed Asset atau Capital Asset Tujuan utama peralatan adalah sebagai pendukung kegiatan usaha Ciri-Ciri Perlengkapan Tidak ada biaya penyusutan karena termasuk barang habis pakai Perlengkapan tidak bisa dijual kembali digunakan terus menerus hingga tidak bisa dimanfaatkan kembali Umumnya memiliki masa pemakaian kurang dari 1 tahun Bisa digunakan tanpa harus menggunakan listrik Harga perlengkapan lebih murah dan memiliki ukuran dimensi yang lebih kecil Dalam akuntansi perlengkapan dicatat sebagai Aktiva Lancar Current Asset Tujuan utama perlengkapan adalah sebagai pelengkap kegiatan usaha dan bukan pendukung kegiatan usaha Jenis Perlengkapan Kantor Ada banyak jenis perlengkapan yang digunakan di kantor. Perlengkapan hadir sebagai alat pelengkap berjalannya kegiatan usaha. Contoh jenis perlengkapan kantor seperti alat tulis, perlengkapan arsip, dan lainnya. Kertas Hampir setiap aktivitas kantor pasti menggunakan berbagai jenis kertas. Tidak ada kantor yang tidak menyediakan kertas. Kertas merupakan salah satu jenis perlengkapan kantor yang paling dibutuhkan untuk menulis, menggambar dan mencetak. Ukuran kertas yang paling banyak dipakai di kantor adalah kertas F4 / Folio dan kertas HVS atau A4 yang memiliki ketebalan sekitar 70 sampai 100 gram. Umumnya untuk membuat surat resmi dengan kop surat, maka perusahaan akan menggunakan kertas A4 dengan ketebalan 80 gram. Adapun jenis kertas NCR Continuous Form, Nota Surat Jalan, dan lainnya yang sering digunakan di kantor. Kertas Post It – Sticky Notes Biasanya di kantor akan ada banyak jadwal meeting, jadwal target pekerjaan dan berbagai hal lainnya. Dengan adanya kertas Post It, maka Anda dapat menuliskan berbagai data penting tersebut dan menempelkan kertas post it di area yang Anda inginkan di sekitar meja kerja. Penjepit Kertas Penjepit kertas juga dikenal dengan nama Binder Clip dan Paper Clip. Apabila kantor menyediakan kertas, sebaiknya sediakan pula penjepit kertas. Jenis perlengkapan kantor ini tersedia dalam beberapa ukuran mulai dari yang kecil hingga yang besar. Tampilan penjepit kertas pun bervariasi warnanya dan bisa dilepas dengan mudah. Anda bisa menggunakan penjepit kertas untuk menyatukan lembaran kertas sehingga mudah dibawa dan tak mudah tercecer. Pensil, Pulpen, Penghapus dan Tipe-X Sebagai pendamping kertas, maka di kantor perlu disediakan alat tulis menulis ATK seperti pensil, pulpen, penghapus dan tipe-x. Pensil dipakai untuk menulis, menuangkan ide atau menggambar di atas kertas atau buku. Pulpen biasa dipakai untuk tulis menulis atau untuk membuat tanda tangan. Karena tinta pulpen sulit dihapus, maka diperlukan Tipe-x untuk menghapus atau menutupi tulisan pulpen bila terjadi kesalahan. Amplop Amplop tak hanya berfungsi untuk mengirimkan surat, tapi juga sebagai branding perusahaan. Perusahaan berskala besar biasanya memiliki desain amplop tersendiri yang mencerminkan identitas perusahaan dan membedakannya dari perusahaan pesaing. Stopmap Jenis perlengkapan kantor lainnya seperti Stopmap merupakan pelengkap dari amplop. Stopmap dipakai untuk menyimpan dokumen maupun kertas penting sehingga tak tertekuk atau terlipat. Ordner Agar setiap arsip lainnya tak berantakan dan dapat diatur dengan mudah, maka diperlukan ordner. Ordner merupakan map besar tempat menyimpan arsip dan dilengkapi identitas arsip pada setiap ordner. Perlengkapan kantor ini sangat diperlukan guna memudahkan aktivitas pengarsipan dalam skala besar dan memudahkan proses pengkategorian suatu dokumen. Selain itu ada pula berbagai peralatan kearsipan seperti Filing Cabinet, Kotak Arsip, Lemari Arsip dan lainnya. Stempel Stempel diperlukan untuk mengesahkan korespondensi kantor maupun mengesahkan transaksi. Stempel juga dipakai sebagai alat penguat pertanggungjawaban serta mewakili identitas suatu perusahaan. Penggaris Penggaris digunakan dalam aktivitas pengukuran saat memetakan garis. Penggaris juga dapat membantu saat proses memotong kertas agar lebih rapi sesuai ukuran yang diinginkan. Gunting dan Cutter Gunting dan Cutter di kantor juga sering digunakan untuk memotong kertas, tali, kabel, plastik dan lainnya. Lem, Lakban dan Double Tape Adapun jenis perlengkapan kantor yang berfungsi untuk melekatkan dokumen atau barang lainnya, yaitu dengan Lem, Lakban dan Double Tape. Stapler Stapler adalah alat penjepit kertas yang sering digunakan untuk menggabungkan dokumen menjadi satu kesatuan. Stapler lebih dikenal dengan staples yang sebenarnya adalah nama dari isi dari Stapler. Perforator Perforator digunakan untuk melubangi kertas sehingga mudah dimasukkan ke dalam stopmap maupun ordner. Perforator juga tersedia dalam berbagai pilihan jumlah lubang yang disesuaikan dengan map arsip yang akan digunakan. Tempat Kartu Nama Tempat kartu nama bisa berupa kotak yang terbuat dari plastik, kayu maupun logam. Kartu nama diperlukan sebagai media promosi dan identitas yang mewakili perusahaan. Kartu nama biasa diletakkan di meja kantor dan dimasukkan ke dalam tempat kartu nama khusus. Kalender Kalender juga menjadi salah satu perlengkapan kantor yang berfungsi untuk memberikan informasi tanggal, bulan dan tahun dan pengingat hari penting. Kalender biasanya diletakan di dinding atau di meja karyawan. Tinta Printer Sebaiknya Anda telah menyediakan tinta printer, bila di kantor Anda menggunakan printer dengan intensitas tinggi. Umumnya tinta printer berwarna hitam yang paling sering digunakan. Adapun tinta printer berwarna Cyan Magenta Yellow yang digunakan untuk mencetak Full Color. Kalkulator Kalkulator dapat membantu untuk menghitung penjumlahan, pengurangan, pembagian, perkalian dan lainnya. Alat ini dimaksudkan untuk membantu menghitung lebih cepat, mudah dan untuk memperkecil resiko terjadinya kesalahan saat penghitungan. Jenis Peralatan Kantor Adapun peralatan kantor hadir sebagai pendukung kegiatan usaha. Jenis peralatan kantor seperti perangkat elektronik, kendaraan, mesin dan perabot, berikut ini pembahasannya. Printer Guna mempercepat dan mempermudah duplikasi arsip, kantor membutuhkan jenis peralatan kantor berupa alat cetak seperti printer. Kebutuhan printer cukup beragam sehingga kantor sebaiknya menyediakan printer dengan tinta warna atau tinta hitam. Karena kebutuhan pencetakan dokumen kantor cukup banyak, sebaiknya pilih printer inkjet tinta suntik yang mampu mencetak dalam skala besar setiap harinya. Perangkat Printer Fotocopy memang terbilang lebih mahal dikarenakan fungsi kegunaannya lebih banyak serta sudah dapat terhubung sistem jaringan. Dimana sekarang juga sudah terdapat Printer yang bisa melakukan Copy dan Scan dokumen dalam satu perangkat. Dengan begitu segala kebutuhan tersebut dapat terpenuhi hanya dengan satu Printer. Mesin Fotocopy Jenis peralatan kantor lainnya yang dibutuhkan adalah mesin Fotocopy. Mesin ini dibutuhkan terutama pada perusahaan berskala besar maupun menengah. Alat ini memudahkan proses penduplikasian dokumen sehingga karyawan tak perlu keluar kantor bila ingin fotocopy dokumen. Karena harga alat fotocopy cukup mahal, biasanya kantor membeli mesin fotocopy bekas yang masih bagus untuk menghemat pengeluaran perusahaan. Beberapa jenis mesin fotocopy yang banyak dipakai perusahaan seperti alat fotocopy Canon, Fuji Xerox, Toshiba, Develop, Minolta dan Kyocera. Harga mesin fotocopy juga bervariasi mulai dari Rp 2 jutaan hingga Rp 300 jutaan. Harga mesin fotocopy bergantung pada kapasitas mesin fotocopy seperti 250 lembar per tray atau kecepatan cetak mesin fotocopy seperti 20 lembar per menit dokumen hitam putih maupun berwarna. Komputer dan Laptop Jenis peralatan kantor yang harus ada adalah Komputer dan Laptop. Keduanya masuk dalam kategori perangkat elektronik yang paling sering digunakan. Komputer umumnya digunakan untuk berbagai kebutuhan seperti menjalankan software, pengolahan data, membuat dokumen, presentasi, desain, editing video dan kebutuhan lainnya. Komputer atau laptop juga memiliki alat pendukung seperti projektor, layar, flashdisk, eksternal hard disk, speaker, jaringan internet, printer dan lainnya. Flashdisk dan Eksternal Hard Disk Peralatan kantor ini diperlukan untuk menyimpan data perusahaan sekaligus memudahkan perpindahan data antar perangkat komputer tanpa menggunakan koneksi jaringan. Dikarenakan kebutuhan perpindahan data di kantor cukup beragam. Sesuaikan kapasitas perangkat penyimpanan data dengan besarnya data yang hendak dipindahkan. Apabila ukuran data yang hendak dipindahkan cukup besar, gunakan eksternal harddisk. Jika cukup kecil, maka Anda bisa menggunakan Flashdisk atau memory card. Proyektor Proyektor juga sering digunakan untuk membantu kinerja pekerjaan di kantor. Proyektor merupakan alat untuk memproyeksikan gambar, tulisan, video pada dinding atau layar putih dengan ukuran yang lebih besar. Ada berbagai jenis proyektor yang dapat digunakan seperti; proyektor Digital, LCD, CRT, DLP dan LCOS. Sebaiknya untuk hasil yang lebih baik Anda menggunakan proyektor LCOS. Meja dan Kursi Kantor Meja kantor umumnya memiliki bentuk, ukuran dan bahan meja yang beragam sesuai dengan kebutuhan. Meja kantor juga dapat disesuaikan dengan jabatan seseorang di perusahaan seperti meja khusus direksi, meja meeting dan lainnya. Kursi kantor juga memiliki bentuk yang beragam, umumnya memiliki sandaran dan dapat dapat ditinggikan atau direndahkan kursinya. Sebaiknya di kantor menggunakan kursi yang nyaman dan tahan lama, karena setiap hari para pekerja kantor akan menggunakannya. Penyimpanan Arsip Penyimpan Arsip yang paling sering digunakan di kantor seperti Filing Cabinet, Rak Arsip dan Lemari Arsip. Ketiga penyimpanan ini berfungsi untuk menyimpan dan menjaga arsip penting perusahaan tetap aman. Penyimpanan arsip juga membantu Anda untuk mencari arsip lebih mudah dan cepat. Mesin Absensi Mesin Absensi menjadi salah satu jenis peralatan kantor yang cukup penting, karena fungsinya untuk mencatat absensi karyawan masuk dan pulang kerja. Mesin absensi sekarang sudah beragam jenisnya, mulai mesin absensi manual Kartu, Finger Print, Face Recognition, GPS dan lainnya. Pesawat Telepon dan Fax Pesawat telepon adalah perangkat komunikasi dua arah berupa suara. Peralatan ini sangat dibutuhkan di kantor untuk komunikasi internal dan eksternal. Perangkat Fax juga dibutuhkan perusahaan, perangkat ini dapat membantu mengirim dan menerima dokumen menggunakan jaringan telepon dengan hasil print yang serupa. Jaringan Internet Jaringan internet sekarang sangat dibutuhkan untuk mencari, mengirim, menerima, mengolah dan mengambil data yang dibutuhkan. Jaringan internet di kantor sekarang sangat penting karena mampu memudahkan berbagai aktivitas di kantor seperti berkomunikasi dengan cepat. Jaringan internet akan terhubung dengan provider internet melalui modem yang terpasang. Internet dari modem tersebut juga dapat dibagi ke berbagai perangkat sesuai dengan kebutuhan melalui Wireless dan Kabel. Mesin Paper Shredder Mesin Paper Shredder adalah mesin yang berfungsi untuk memotong kertas. Di kantor mesin ini dapat membantu untuk menghancurkan kertas dokumen yang dianggap sudah tidak penting untuk disimpan. Kesimpulan Setiap perusahaan pasti memerlukan berbagai peralatan dan perlengkapan yang berbeda-beda. Intinya bila peralatan kantor memang dibutuhkan, maka peralatan tersebut haruslah ada membantu kinerja perusahaan. Memang harga peralatan dan perlengkapan kantor mulai dari murah hingga yang mahal tergantung dari jenis dan fungsinya. Bila jenis perlengkapan kantor tersebut tidak terlalu mendesak dan masih dapat menggunakan perlengkapan lain, maka Anda dapat mengambil alternatif tersebut. Sekian pembahasan dari Makin Tahu mengenai berbagai macam jenis peralatan dan perlengkapan kantor serta fungsinya. Semoga penjelasan mengenai peralatan kantor dapat menambah wawasan Anda. Meggie Cornelia Hi! Perkenalkan saya Meggie, berprofesi sebagai penulis untuk berbagai website dan salah satunya web Makin Tahu. Saya telah mengerjakan banyak artikel menarik dari berbagai kategori pembahasan. Semoga artikel di website ini mampu memberikan manfaat bagi Anda. Jangan lupa untuk selalu support website ini dengan share artikel!